10 Tipps für ein Smart-Home-Office

Die Corona-Pandemie verändert unseren Alltag von Grund auf. Das merken besonders jene, die neuerdings von zu Hause aus arbeiten (müssen). Für mich fühlt sich die aktuelle Situation gar nicht so ungewohnt an – weil ich schon lange vom Home-Office aus Projekte koordiniere und hier sehr gerne Texte schreibe. Auch dieser Blog-Beitrag ist wieder zu Hause am Schreibtisch entstanden.

Einen Unterschied zur üblichen Heimarbeit gibt es trotzdem: Weil die Wohnung gut vernetzt ist, lasse ich mir von der smarten Haustechnik helfen. Das Heimbüro ist quasi ein Smart-Home-Office. Für manche mag das nach Spielerei klingen. Und ja, so ein automatisiertes Arbeitsumfeld macht Spaß, es steigert aber auch die Produktivität. Wer’s nicht glaubt, dem möchte ich die folgenden Tipps ans Herz legen. Viel Freude und Erfolg beim Ausprobieren.

Seit rund fünf Jahren arbeite ich überwiegend vom Home-Office aus. ©digitalzimmer
1. Für morgendliche Routinen sorgen

Wenn die Kinder nicht zur Schule müssen und der Weg zur Arbeit wegfällt, kommt der Tag nicht so leicht in die Gänge. Eine Morgen-Routine hilft dabei, den inneren Schweinehund zu besiegen. Zumindest sagen das Home-Office-Ratgeber, die für solche Fälle eine regelmäßige und immer gleiche Abfolge empfehlen.

Bei mir läuft dieses Aufsteh-Ritual automatisch ab. Zuerst glimmt sanft eine Lampe neben dem Bett auf und steigert kontinuierlich ihre Helligkeit – so weit, bis sie selbst mit zugekniffenen Augen nicht mehr zu ignorieren ist. Noch ehe der künstliche Sonnenaufgang sein Maximum erreicht, schaltet sich das Radio dazu und spielt SWR 1 mit den Nachrichten. Dank Multiroom-Audiosystem begleitet mich der Sender ins Bad, in die Küche und von dort an den Schreibtisch, ohne dass ich einen Finger dafür rühren muss. Beim Einschalten des Computers verstummt er von selbst: Die Messfunktion der Steckdose stellt einen Anstieg des Energieverbrauchs fest und schließt daraus, dass nun wohl Zeit zum Arbeiten ist. Eine entsprechende Smarthome-Regel stoppt die Musikwiedergabe.

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2. Die digitale Arbeit organisieren

Je aufgeräumter der Schreibtisch, desto weniger entsteht der Eindruck unerledigter Arbeit. Papierstapel und Ordnerberge bieten keinen schönen Anblick, wenn nach Feierabend der Blick darüber schweift. Das gilt besonders für Wohnungen wie unsere, in denen es kein abgeschlossenes Büro gibt. Der Computer steht im Wohnbereich, und bei umfangreichen Projekten muss manchmal auch ein Stück vom Esstisch als Arbeitsplatz herhalten.

Der digitale Schreibtisch – sprich: Desktop auf dem PC – sollte genauso aufgeräumt und übersichtlich sein. Sonst verschlingt die Suche nach Dateien unnötig Zeit. Ein Passwort-Manager hält die Zugangsdaten für Firmennetzwerke oder Online-Tools griffbereit – und sich selbst dezent im Hintergrund. Das ist nicht nur sichererer und komfortabler als lauter Post-It-Zettel auf dem Bildschirmrand, es sieht auch besser aus. Zu meinen regelmäßig genutzten Werkzeugen gehören außerdem: Apps für die Zeiterfassung (Tyme), die Verwaltung von To-Do-Listen (Things) und Kundenkontakte (BusyContacts) sowie einige externe Backup-Festplatten.

3. Mit Sprachbefehlen schalten und walten

„Siri … schalte den Drucker ein“ gehört zu den meistverwendeten Sprachbefehlen in meinem Smart-Home-Office. Das Kommando könnte genauso gut mit „Alexa“ oder „Google“ beginnen. In diesem Fall habe ich mich aber für Apple HomeKit entschieden. Der Laserdrucker hängt an einer WLAN-Steckerleiste, die auf Zuruf reagiert. Gegenüber klassischen Zeitschaltungen hat das den Vorteil, dass nur dann Strom fließt, wenn er wirklich benötigt wird.

Der HomePod als digitaler Büroassistent: „Siri … schalten des Drucker ein“ ©digitalzimmer

Auch sonst kommt die Sprachsteuerung oft und gerne zum Einsatz. Dank Integration in den Mac kann ich das Licht dimmen und die Rollos schließen, ohne vom Platz aufstehen zu müssen. Es klingt wie ein Widerspruch aber das wirkt sich positiv auf mein Gewicht aus – weil ich seltener an der Speisekammer mit ihren Keksen, Nüssen und Gummibärchen vorbeikomme. Und ein Ersatz für Sport war der regelmäßige Gang zum Snack-Regal ja ohnehin nicht.

4. Die richtige Videochat-Software wählen

Normalerweise ist das Programm für Videokonferenzen vom Kunden vorgegeben. Vor allem große Unternehmen setzen auf Microsoft Teams. Die boomende Alternative Zoom ist wegen nachlässiger Datenschutzregeln zuletzt in Verruf geraten. Laut New York Times ermittelt inzwischen sogar der Staatsanwalt in der Sache (LINK). Wenn ich selbst entscheiden kann, bevorzuge ich andere Programme, vor allem, wenn es um visuellen Kontakt zu Freunden und zur Familie geht. Meine Favoriten sind auf Twitter nachzulesen:

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Einen hundertprozentigen Datenschutz bietet wohl keine Lösung, bei der ein Videostream über den Server des Anbieters läuft. Aber so streng wie der Datenschutzbeauftragte von Baden-Württemberg nehmen es zum Glück nicht alle: Er sieht von Amts wegen vor allem die Risiken und empfiehlt als „datenschutzfreundliche Alternativen“ das Telefon, verschlüsselte Messenger und E-Mails (LINK)

5. Mit Licht die Konzentration steigern

Die Wirkung von Licht auf den menschlichen Organismus ist gut erforscht und hinlänglich bekannt. Tageslicht mit seinem vergleichsweise hohen Blauanteil macht munter. Trifft es auf die Netzhaut, kurbelt das die Produktion des „Stresshormons“ Cortisol im Organismus an. Gleichzeitig steigt die Konzentration des Hormons Serotonin, das motiviert und glücklich macht.

Dieser positive Effekt lässt sich im Smart-Home-Office nutzen – mit einer Arbeitsplatzbeleuchtung, die natürliches Tageslicht simuliert. Ich habe rund um den Schreibtisch einige Funklampen mit abstimmbarem Weiß (Tunable White) montiert. Ihre Farbtemperatur ist regelbar und steht zum Arbeiten auf vergleichsweise hohen Kelvin-Werten (über 4000 K). Erst nach Feierabend wird das Licht auf einen warmen Glühlampen-Look mit 2100 bis 2500 Kelvin heruntergeregelt. Die Abwesenheit von blauem Licht führt dann zum gegenteiligen Effekt: Die Hypophyse im Gehirn schüttet Melatonin aus, ein Schlafhormon, das müde macht.

Dank Smarthome-Technik läuft der Wechsel vollautomatisch ab. Einige Lichtsysteme wie Lifx oder die WLAN-Lampen von TP-Link passen ihre Farbtemperatur auf Wunsch automatisch an die Uhrzeit an. Der Smart Button von Philips Hue lässt sich so programmieren, dass er je nach Tageszeit eine andere Lichtfarbe aktiviert.

6. Das WLAN in der Wohnung optimieren

Videokonferenzen belasten das Funknetz besonders. Wenn gleichzeitig noch Familienmitglieder ihre Lieblingsserie auf Netflix schauen oder Online-Spiele zocken, dann kann es schon mal eng werden. Viele Probleme lassen sich durch eine bessere Aufstellung des Routers lösen. In professionellen WLAN-Installation hängt der Access-Point meist unter der Decke, weil sich die Funkwellen von dort am besten ausbreiten können. Zu Hause tut es auch ein erhöhter Standort – etwa auf dem Bücherregal oder Schrank.

Ein erhöhter Router-Standort begünstigt die WLAN-Ausbreitung. ©digitalzimmer

Tipp: Störquellen wie die Basistation eines externen DECT-Telefons oder eine Zigbee-Zentrale am besten aus dem Weg räumen. Sie sollten nicht direkt neben dem WLAN-Router stehen. An einer Hue-Bridge lässt sich außerdem die Funkfrequenz ändern, damit sie dem WLAN nicht so leicht dazwischenfunkt. Wie genau das geht, ist im Beitrag zum Zigbee-Kanalwechsel ausführlich erklärt.

Wer einen Dualband-Router installiert hat – was mittlerweile auf viele Haushalte zutreffen dürfte –, kann den Datenverkehr aufteilen. WLAN-Geräte, die viel Bandbreite benötigen und nahe am Router sind, kommen ins leistungsfähigere 5-Gigahertz-Band. Die übrigen bleiben über 2,4 GHz verbunden. Moderne WLAN-Mesh-Systeme mit mehreren Repeatern erledigen das vollautomatisch.

7. „Bitte nicht stören“-Signal vereinbaren

Multitasking hin oder her: Niemand kann arbeiten, wenn er ständig unterbrochen wird. Deshalb gilt bei mir die Regel: Tür zu heißt „Bitte nicht stören“. Eine digitale Alternative dazu habe ich auf smartapfel.de gefunden (LINK). Yannic Fries beschreibt dort eine Art HomeKit-Ampel mit rotem und grünem Licht. Per Funktaster und Statusleuchte signalisiert sie den Mitbewohnern, ob der Heimarbeiter ansprechbar ist oder nicht. Das funktioniert nicht nur mit HomeKit. Jede Smarthome-Lösung, die farbfähige Lampen mit einem Taster steuern kann, kommt theoretisch dafür infrage.

8. Lüften nicht vergessen

Zu viel CO2 im Raum macht schläfrig. Trockene Heizungsluft senkt die Abwehrkraft der Schleimhäute gegen Erkältungserreger – in Corona-Zeiten ein zusätzliches Risiko. Deshalb sollte das Home-Office regelmäßig gelüftet werden. Sensoren für Feuchtigkeit, Kohlendioxid oder flüchtige organische Verbindungen (volatile organic compounds, VOC) erinnern daran. Wenn der Messwert einen Grenzwert überschreitet, schlägt das Smarthome-System Alarm. Bei mir wechselt dann das Licht der Schreibtischlampe auf Rot. Andere Lösungen schicken Push-Nachrichten aufs Handy oder lassen Lautsprecher des Multiroom-Systems eine Durchsage machen.

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9. Cloud-Speicher und Backups einrichten

Im Unternehmen kümmert sich die IT-Abteilung um Datensicherung und Backup. Oft stellt sie dem Mitarbeiter auch ein Cloud-Laufwerk im Internet zur Verfügung, auf dem er seine Arbeitsdateien speichern kann. Dann sind die Daten bei einem Computerschaden vor Verlust geschützt. Selbst umgeschüttete Milchkaffee-Tassen oder Cola-Becher verlieren so ihre Schrecken. Wer auf eigene Faust von zu Hause aus arbeitet, muss sich um solche Schutzmaßnahmen allerdings selbst kümmern.

Bewährt hat sich eine mehrgleisige Strategie: Arbeitsdateien wie Texte, Bilder oder Layouts lege ich in der Cloud ab, um von überall aus darauf zugreifen können. So fange ich beispielsweise gerne auf dem Tablet oder Notebook mit dem Schreiben an, finalisiere die Texte aber später am stationären PC. An diesem Computer hängt auch eine Festplatte, die regelmäßig Sicherungskopien der Cloud-Ordner anfertigt. Außerdem finden über das Heimnetzwerk regelmäßig Backups auf einem NAS-System statt. In zehn Jahren habe ich mit dieser Methode noch keine einzige Datei verloren.

Zwei-Faktor-Authentifizierung sichert Cloud-Konten vor fremdem Zugriff. ©digitalzimmer

Damit keine Unbefugten auf die Cloud-Daten zugreifen können, sind alle Internetkonten mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Das heißt: Neben Benutzername und Passwort ist immer ein zusätzlicher Code per App oder SMS nötig, um sich anzumelden. Außerdem bevorzuge ich verschlüsselte Dienste. Laut Apple verschlüsselt die iCloud ihre Daten während der Übertragung und behält diesen Zustand auch auf dem Server bei. (LINK). Noch mehr Sicherheit verspricht der Anbieter OwnCloud aus Nürnberg (LINK). Seine Server stehen in Deutschland und sollen alle Anforderungen der strengen europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen. Ausprobiert habe ich ihn allerdings noch nicht.

10. Feierabend machen!

Die größte Gefahr im Home-Office: nicht mehr klar zwischen Arbeit und Freizeit zu trennen. Auch hier hat die Smarthome-Technik einen Trick parat, den ich mir vom traditionsreichen Stuttgarter Mineralbad Berg abgeschaut habe. Bis zu seiner aktuellen Sanierung wurde dort jeden Abend zum Betriebsschluss dasselbe Lied gespielt: „Auf Wiedersehen“ von Rudi Schuricke aus den 1950er-Jahren. Das Evergreen signalisierte auf charmante Art, dass es Zeit zum Aufhören ist. Im Smart-Home-Office funktioniert so ein akustisches Signal genauso gut: Einfach den Timer mit einem gewünschten Song programmieren. Es muss ja nicht unbedingt der „Feierabend“ von Peter Alexander sein. Auch aktuelle Bands wie Grossstadtgeflüster aus Berlin haben etwas Passendes im Repertoire …

5 Gedanken zu „10 Tipps für ein Smart-Home-Office“

  1. Vielen Dank für den guten Artikel. Er enthält viele interessante Anregungen.
    Welches Gerät benutzt Du, um die Qualität der Raumluft zu messen?

    1. Hallo Siegbert,
      freut mich, dass Dir der Beitrag gefällt ;-) Am Schreibtisch misst ein Eve Room die Luftqualität. Per HomeKit-Regel schaltet er eine Lampe auf Rot, wenn die Anzeige unter den Wert „gut“ (4 Sterne) fällt.

  2. Lieber Frank, schöner Artikel und du hast eine tolle Lampe in deinem Office, bleib gesund und herzliche Grüße aus Hamburg, Torsten

    1. Vielen Dank, Torsten. Die Leuchte ist ein Erbstück von meinem Großvater – eine Sistrah T3 aus den 1950er-Jahren. Das getönte Oberglas ist leider kaputt gegangen. Deshalb trägt sie heute einen weißen Opalglas-Deckel. Das tut der Schönheit aber keinen Abbruch, finde ich ;-)

      Herzliche Grüße zurück in den Norden
      Bleibt auch gesund!

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